Die Gesellschaft SAP hat am 4. Februar 2020 die Verlängerung der Unterstützung für SAP Business Suite 7 (hinter dieser Bezeichnung versteckt sich das gut bekannte ERP System in der Version ECC 6.0) bekannt gegeben. Somit ist die Unterstützung bis Ende des Jahres 2027 gewährt mit der Möglichkeit der Verlängerung bis zum Jahr 2030 für eine erhöhte Gebühr. Nach dem, als diese Information die Welt umflogen hat, werden sie in der SAP-Kommunität wahrscheinlich keinen Menschen finden, der diese Information nicht aufgefangen hätte. Aber nicht jeder weiß, dass diese Verlängerung nur für die ECC Systeme mit EhP 6 und höheren gilt, und für die älteren Versionen der ursprüngliche Termin der Beendigung der Gewährung der Unterstützung zum 31.12.2025 gilt. Eine Menge von Gesellschaften steht aber vor der Frage, ob sie ein Upgrade der derzeitigen ERP in die Version mit einer längeren Unterstützung durchführen sollen, oder an die Migration auf das Flaggenschiff zwischen den ERP Systemen mit der Bezeichnung S/4HANA herantreten.
Die Gesellschaft SAP hat S/4HANA als Antwort auf die ablaufende Digitalisierung von allen Aspekten unseres täglichen Lebens entworfen und geschaffen und mit der Digitalisierung gehen zwei entscheidende Aufforderungen Hand in Hand – die Fähigkeit der Organisation, sich mit ihren Klienten zu verbinden und die Fähigkeit, aus den neuen und sich schnell ändernden Geschäftsmodellen hervorgehende Änderungen zu steuern. Die Migration auf S/4HANA ist somit eine natürliche und häufig erforderliche Entscheidung für jede Organisation, die erfolgreich sein will und fähig sein will, diesen Aufforderungen effektiv die Stirn zu bieten, die Vorteile der Automatisation, die modernsten Instrumente zur Unterstützung der Entscheidung zu nutzen, wie auch die enorme Menge von Innovationen und Möglichkeiten, die dieses neues Produkt mit sich bringt.
Falls die Organisation bis jetzt das Betriebssystem auf der Basis von SAP ERP nicht benutzt hat, ist die einzig logische Möglichkeit die neue Implementierung von S/4HANA. Falls aber die Organisation zur Unterstützung ihrer Prozesse SAP ERP bereits benutzt, wirft die Migration häufig mehr Fragen auf als natürliche Antworten. Ziel dieses Artikels ist somit außer der eigentlichen Vorstellung der einzelnen Möglichkeiten der Migration auf S/4HANA insbesondere, die Entscheidungskriterien, die man bei der Auswahl der geeignetsten Strategie für eine konkrete Organisation in Erwägung ziehen muss, fachlich näher zu bringen.
Konversion (Brownfield)
Mit Hilfe einer überprüften und gut dokumentierten Vorgehensweise und mit der Nutzung eines reichen Satzes an bestehenden Instrumenten, kann das derzeitige SAP ECC System in das S/4HANA sicher konvertiert werden. Man muss aber bedenken, dass die Konversion in die neue Generation des Betriebssystems nicht „nur“ ein weiteres Upgrade ist. Nach der Durchführung von allen Präkonversionskontrollen, die insbesondere die Bewertung der Notwendigkeit der Konversion in Unicode, die Notwendigkeit der Aufteilung des Dual-Stack, die Kontrolle der Mindestversionen des Operationssystems und der Datenbasis, die Bestimmung der Konversionswege der einzelnen SAP Produkte, die Analyse der add-on Lösungen, Auswertung der Kundenentwicklung (Z-Objekte, Erweiterung und Modifikationen) sind, und die Vergewisserung über diese Kompatibilität, kann an die eigentliche Konversion herangetreten werden. Aus der Projektsicht handelt es sich um ein Konversions-Projekt mit einer einzigen Stilllegung des produktiven Betriebs. Obwohl es sich um ein Projekt handelt, kommt es während diesen zu drei erforderlichen Schritten und zwar: zur Datenbasismigration aus der ursprünglichen Datenbasis in das neue SAP HANA 2.0, zur Datenkonversion aus dem ursprünglichen Datenmodel SAP ERP in das Datenmodel S/4HANA, und zum Upgrade des Applikationscodes SAP ERP in S/4HANA. Nach der Konversion bleibt das S/4HANA System in Betrieb mit der vollständigen Kundenentwicklung, und mit allen ursprünglichen Daten, aber bereits neu geordnet in einem neuen Datenmodel. Nachfolgend wird an die einzelnen Postkonversionsschritte herangetreten – zur Anpassung der Nutzerschnittstelle, zur Optimierung der entscheidenden Prozesse auf die Weise, damit die Benefits der SAP HANA Datenbasis genutzt werden, zur Reinigung von Daten und zu funktionellen Entwicklungen in einzelnen Bereichen nach Prioritäten und Präferenzen der gegebenen Organisation.
In einer idealen Welt erscheint die Konversion als klare Wahl, doch aus unserer Erfahrung wissen wir, dass viele Organisationen ihren SAP ERP nicht ideal nutzen, aufgrund von veralteten Prozessen arbeitet, sie schaffte eine Menge von häufig vergessenen Kundenerweiterungen, Reporten und Schnittstellen. In bestimmten Fällen erscheint somit trotz einer großen Menge von Daten die neue Implementierung als mehr geeignete Lösung. Auch wenn die Organisation ihre Unternehmenstätigkeit erneuern und transformieren will, wird das bei der neuen Implementierung einfacher.
Neue Implementierung (Greenfield)
Es ist richtig über eine neue Implementierung in mehreren Kontexten nachzudenken. Soweit es zu Änderungen in der Unternehmenstätigkeit selbst kommt, also umwertet die Gesellschaft die Art und Weise, durch die sie den Gewinn generiert, entstehen gleichzeitig Anforderungen auf eine Implementation dieser Änderungen im ERP Betriebssystem. Ein weiterer Grund kann auch die Re-Engineering, Konsolidation und Standardisierung von Betriebsprozessen sein. Gerade mit der Standardisierung der Prozesse geht der sog „clean core“ Hand in Hand, was in der Praxis die Eliminierung von jedweden Modifikationen des Standards bedeutet und die maximale Nutzung von nativen Arten der Erweiterung von S/4HANA (sog. in-app extensibility, gegebenenfalls side-by-side Erweiterungen). Die Praxis bestätigt aber üblich das genaue Gegenteil durch die Existenz von massiven Kundenentwicklungen. Nicht nur eine Organisation hat anstelle der Standardisierung ihrer Prozesse bei einer initialen Implementierung von SAP ERP die Prozesse in SAP so verbogen, damit sie ihre bisherigen Gewohnheiten nicht ändern musste. Zu einer massiven Entwicklung ist es ähnlich auch in Fällen gekommen, wenn die Organisation anstelle der Nutzung eines komplexen Standardmoduls oder einer Erweiterung zu gegebener Zeit zu einer kleinen Entwicklung herangetreten ist, die effektiver wirken konnte, sich aber mit der Zeit durch die Änderungen zu einem schwer pflegbaren Moloch angehäuft hat. Folge solcher massiven Kundenerweiterungen und Modifikationen ist nachfolgend die Unfähigkeit der schnellen Adaptation auf die Änderungen gewesen, da jede Aufbereitung nicht unbedeutende Bemühungen und Kosten erfordert. Ein Problem ist auch der Betrieb solcher Kundenlösungen und der hohe Kostensatz jedweder Versuche um ein Upgrade, eine Innovation oder eine Standardisation gewesen. Außer einem nicht ausreichenden Ausmaß der Standardisation sind üblich auch andere „Gebrechen“ von bestehenden Implementationen sichtbar. Zu diesen kann auch eine nicht optimale Struktur des Betriebes gehören, die bei der initialen Implementierung von SAP ERP eingestellt gewesen ist, als die Organisation die Prinzipien der Betriebsstruktur in SAP nicht voll verstanden hat und es heute geeignet wäre, sie zu rationalisieren. Analogisch können die Strukturen der Stammdaten überarbeitet werden (z.B. Gruppen von Konten der Auftraggeber und Auftragnehmer, die Struktur vom Verrechnungsschema, der Kostenzentren und ähnl.).
Die Migration auf S/4HANA bringt die ideale Möglichkeit mit sich, die oben beschriebenen Gebrechen gerade mittels der neuen Implementation loszuwerden.
Welche Art und Weise ist also für unsere Organisation geeignet?
Eine der Art und Weise der Migration als richtig und die andere als unrichtig zu bezeichnen, ist meistens nicht möglich. Zur Entscheidung kann aber die Beantwortung der nachfolgenden acht Fragen helfen:
1. Initialisiert die Migration auf S/4HANA die IT oder Business?
IT – wir müssen auf der neuesten Plattform sein, über Innovationen werden wir später nachdenken.
Business – wir sehen eine große Gelegenheit, manche Prozesse zu ändern und die modernsten Möglichkeiten, die SAP bringt zu nutzen, gegebenenfalls wollen wird die Innovationen eher als unsere Konkurrenz nutzen.
Die Transformation der Prozesse aufgrund der IT zu starten ist nicht real, deshalb werden die von der IT gesponserten Projekte typische Konversionsprojekte, die die Grundlage für zukünftige allmählige Innovation von Prozessen vorbereiten werden.
2. Ist unser System mit den Anforderungen auf eine Konversion kompatibel?
Ja – alle Anforderungen sind erfüllt, das System ist Unicode, der einzige Stack ist ABAP, alle add-on sind kompatibel und die SAP Lösungen für S/4HANA zugänglich.
Nein – vor der eigentlichen Konversion müssen wir die festgelegten Voraussetzungen erfüllen.
Soweit das System technisch nicht in einem Schritt konvertiert werden kann, ist eine neue Implementation wahrscheinlich die bessere Wahl. Das Upgrade und die Konversion in einem Schritt zu kombinieren hätte wahrscheinlich auch einen längeren Ausfall des Produktionssystems zur Folge, was Business nicht akzeptiert müsste.
3. Unterstützen die derzeitigen Prozesse Ihre langfristige Strategie?
Ja – die Mehrzahl unserer Betriebsprozesse ist richtig und korrespondiert mit unserer Strategie.
Nein – das Model unserer Unternehmenstätigkeit hat sich in den letzten Jahren geändert und unser System reflektiert nicht auf diese Änderungen, oder haben wir Bereiche, die unser System nicht abdeckt, oder wir über eine Änderung unserer Prozesse nachdenken.
Ein Re-Design der Prozesse oder der Betrieb eines veralteten Systems schaffen Voraussetzungen für eine größere Eignung der neuen Implementation.
4. Können Sie sich eine Standardisation vorstellen Sie benötigen aber das bestehende Customizing erhalten?
Ja – die Betriebsbeiträge der Standardisation empfinden wir als großen Benefit.
Nie – unser einzigartiges Customizing ist für unsere Organisation entscheidend und nur Dank dieser haben wir auf dem Markt eine einzigartige Stellung.
Die Standardisation bringt Agilität mit sich und niedrigere Betriebskosten, was die neue Implementation favorisiert.
5. Kann sich Ihre Organisation die Strategie nur mit einer durchgehenden Innovation erhalten?
Ja – eine durchgehende Innovation in kleinen Schritten ist in unserer Gesellschaft üblich und gut geführt.
Nein – durch die Migration auf S/4HANA möchten wir eine sofortige gesamte Änderung erreichen, da sie für uns unumgänglich ist.
Fall sie größere Änderungen vermeiden möchten und die durchgehende Innovation Ihrer Gesellschaf mehr entspricht, stellt die Konversion eine geeignetere Strategie dar.
6. Benötigen Sie bestehende Transaktionsdaten im neuen System?
Ja – nach der Migration benötigen wir alle Transaktionsdaten zu erhalten, da diese für unsere Tätigkeit unumgänglich sind.
Nein – historische Transaktionsdaten können auf geeignete Weise archiviert werden.
Die Notwendigkeit, im Produktionssystem alle historischen Transaktionsdaten zu haben ist vermutlich das stärkste Argument für die Konversion.
7. Benutzen Sie eine große Anzahl von Integrationsschnittstellen für andere Systeme?
Ja – wir betrieben eine große Menge von Schnittstellen.
Nein – wir haben eine relativ niedrige Anzahl von Integrationen, oder wir haben eine hohe Anzahl von Schnittstellen, aber ich überlege über ihre Verschiebung in ein selbständiges Integrationsumfeld (z.B. SAP Process Integration / Orchestration).
Je höher die Anzahl der betriebenen Schnittstellen ist, desto mehr ergibt es einen höheren Sinn über eine Konversion nachzudenken.
8. Ergibt es für Sie einen Sinn, das System-Landscape und die Prozesse zu konsolidieren?
Ja – unsere Gesellschaft hat mehrere Tochtergesellschaften auf verschiedenen Betriebssystemen, eine Konsolidierung der Systeme und Prozesse hat bei uns Priorität.
Nein – wir benötigen es nicht, die Systeme in ein gemeinsames zu konsolidieren.
Falls ja, erwägen Sie primär eine neue Implementation, die alle Systeme und Prozesse in eins konsolidiert.
Nicht alle der oben beschriebenen Punkte haben für jede Organisation das gleiche Gewicht. Sie helfen aber zu begreifen, wann die Wahl der einen oder anderen Migrationsstrategie ein Plus oder Minus ist.
Weitere Möglichkeiten (Bluefield)
Eine aus den zwei oben vorgestellten Möglichkeiten, d.h. Konversion oder neue Implementation, sollte der Mehrzahl der Organisationen entsprechen. In manchen Fällen (SAP führt die Statistik von 5% an) entstehen aber Situationen, für die es notwendig ist, eine individuelle Strategie auszuwählen und sich somit zum Beispiel auf den Weg eines Hybrid-Szenarios zu begeben, zur Transformation des bestehenden SAP Landscape herantreten, oder die Einführung eines zentralen Finanzsystems zu erwägen. Die Beschreibung dieser Strategien würde aber wegen ihrer Abgrenzung das ursprüngliche Vorhaben dieses Artikels, das das Vorstellen von zwei grundlegenden Strategien des Übergangs auf S/4HANA gewesen ist, überschreiten und insbesondere bei der Entscheidung über die geeignete Vorgehensweise in den Bedingungen der konkreten Organisation helfen.
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