Spoločnosť SAP oznámila 4. februára 2020 predĺženie podpory pre SAP Business Suite 7 (za týmto označením sa skrýva dobre známy ERP systém vo verzii ECC 6.0). Podpora je tak poskytovaná do konca roka 2027 s možnosťou predĺženia až do roku 2030 za zvýšený poplatok. Po tom, ako táto informácia obletela svet pravdepodobne nenájdeme v SAP komunite človeka, ktorý by túto informáciu nezachytil. Nie každý však vie, že toto predĺženie platí len pre ECC systémy s EhP 6 a vyšším, a pre staršie verzie platí pôvodný termín ukončenia poskytovania podpory k 31.12.2025. Množstvo spoločností tak stojí pred otázkou, či majú vykonať upgrade súčasného ERP na verziu s dlhšou podporou, alebo či pristúpiť k migrácii na vlajkovú loď medzi ERP systémami s označením S/4HANA.

Spoločnosť SAP navrhla a vytvorila S/4HANA ako odpoveď na prebiehajúcu digitalizáciu všetkých aspektov nášho každodenného života a s digitalizáciou idú ruka v ruke dve kľúčové výzvy – schopnosť organizácie spojiť sa s jej klientami a schopnosť riadiť zmeny vyplývajúce z nových a rýchlo sa meniacich obchodných modelov. Migrácia na S/4HANA je tak prirodzeným a neraz aj nevyhnutným rozhodnutím pre každú organizáciu, ktorá chce byť úspešná a byť schopná týmto výzvam efektívne čeliť, využívať výhody automatizácie, najmodernejšie nástroje na podporu rozhodovania, ako aj obrovské množstvo inovácií a možností, ktoré tento nový produkt prináša.

V prípade, že organizácia doteraz podnikový systém na báze SAP ERP nepoužívala, je jedinou logickou možnosťou nová implementácia S/4HANA. Pokiaľ však organizácia na podporu svojich procesov SAP ERP už používa, vyvoláva migrácia neraz viac otázok než prirodzených odpovedí. Cieľom tohto článku je tak okrem samotného predstavenia jednotlivých možností migrácie na S/4HANA najmä odborne priblížiť rozhodovacie kritériá, ktoré je potrebné brať do úvahy pri výbere najvhodnejšej stratégie pre konkrétnu organizáciu.

Konverzia (brownfield)

Za pomoci overeného a dobre zdokumentovaného postupu a s využitím bohatej sady existujúcich nástrojov možno bezpečne skonvertovať súčasný SAP ECC systém na systém S/4HANA. Treba mať však na pamäti, že konverzia na novú generáciu podnikového systému nie je „len“ ďalší upgrade. Po vykonaní všetkých predkonverzných kontrol, akými sú najmä vyhodnotenie potreby konverzie na Unicode, potreba rozdelenia dual-stacku, kontrola minimálnych verzií operačného systému a databázy, určenie konverzných ciest jednotlivých SAP produktov, analýza add-on riešení, vyhodnotenie zákazníckeho vývoja (Z-objekty, rozšírenia a modifikácie), a ubezpečení sa o tejto kompatibilite je možné pristúpiť k samotnej konverzii. Z projektového hľadiska sa jedná o jeden konverzný projekt s jedinou odstávkou produktívnej prevádzky. Hoci sa jedná o jeden projekt, dochádza počas neho k trom nevyhnutným krokom a to: k databázovej migrácii z pôvodnej databázy na nový databázový systém SAP HANA 2.0, ku konverzii dát z pôvodného dátového modelu SAP ERP na dátový model S/4HANA, a k upgrade aplikačného kódu SAP ERP na S/4HANA. Po konverzii zostane v prevádzke S/4HANA systém s kompletným zákazníckym vývojom, a so všetkými pôvodnými dátami, avšak už preusporiadanými v novom dátovom modeli. Následne sa pristupuje k jednotlivým pokonverzným krokom – k prispôsobeniu používateľského rozhrania, k optimalizácií kľúčových procesov tak, aby využívali benefity SAP HANA databázy, k čisteniu dát a k funkčným rozvojom v jednotlivých oblastiach podľa priorít a preferencií danej organizácie.

V ideálnom svete sa javí konverzia ako jasná voľba, no z našej skúsenosti vieme, že mnoho organizácií nevyužíva svoj SAP ERP ideálne, pracuje na základe zastaraných procesov, vytvorila si množstvo neraz už zabudnutých zákazníckych rozšírení, reportov a rozhraní. V určitých prípadoch sa tak aj napriek veľkému množstvu dát javí nová implementácia ako vhodnejšie riešenie. Taktiež pokiaľ chce organizácia inovovať a transformovať svoje podnikanie, pri novej implementácii to bude jednoduchšie.

Nová implementácia (greenfield)

Nad novou implementáciou je vhodné uvažovať vo viacerých kontextoch. Pokiaľ dochádza k zmenám v podnikaní ako takom, čiže spoločnosť prehodnocuje spôsoby, akými generuje zisk, vznikajú zároveň požiadavky na implementáciu týchto zmien v podnikovom ERP systéme. Ďalším dôvodom môže byť reinžiniering, konsolidácia a štandardizácia podnikových procesov. Práve so štandardizáciou procesov ide ruka v ruka tzv. „clean core“, čo v praxi znamená elimináciu akýchkoľvek modifikácií štandardu a maximálne využitie natívnych spôsobov rozširovania S/4HANA (tzv. in-app extensibility, prípadne side-by-side rozšírenia). Prax však bežne potvrdzuje presný opak existenciou masívnych zákazníckych vývojov. Nejedna organizácia namiesto štandardizácie svojich procesov pri iniciálnej implementácii SAP ERP ohýbala procesy v SAP tak, aby nemusela meniť svoje dovtedajšie zvyklosti. Obdobne k masívnemu vývoju dochádzalo v prípadoch, keď organizácia namiesto využitia komplexného štandardného modulu alebo rozšírenia pristúpila v danom čase k drobnému vývoju, ktorý mohol pôsobiť efektívnejšie, no časom sa zmenami nabalil na ťažko udržiavateľný moloch. Dôsledkom takýchto masívnych zákazníckych rozšírení a modifikácií bola následne neschopnosť rýchlej adaptácie na zmeny, keďže každá úprava si vyžaduje nemalé úsilie a náklady. Problém je taktiež prevádzka takýchto zákazníckych riešení a vysoká nákladnosť akýchkoľvek pokusov o upgrade, inováciu alebo štandardizáciu. Okrem nedostatočnej miery štandardizácie bývajú bežne viditeľné aj iné „neduhy“ existujúcich implementácií. Medzi ne môže patriť neoptimálna štruktúra podniku, ktorá bola nastavená pri iniciálne implementácii SAP ERP, kedy organizácia princípy podnikovej štruktúry v SAP plne nechápala a dnes by ju bolo vhodné zracionalizovať. Analogicky je možné prepracovať štruktúry kmeňových dát (napr. skupiny účtov odberateľov a dodávateľov, štruktúru účtovnej osnovy, nákladových stredísk a pod.).

Migrácia na S/4HANA so sebou prináša ideálnu príležitosť sa vyššie popísaných neduhov zbaviť práve prostredníctvom novej implementácie.

Ktorý spôsob je teda vhodný pre našu organizáciu?

Označiť jeden zo spôsobov migrácie za správny a ten druhý za nesprávny zväčša možné nie je. K rozhodovaniu však pomôže zodpovedanie si nasledovných ôsmich otázok:

1. Migráciu na S/4HANA inicializuje IT alebo business?

IT – potrebujeme byť na najnovšej platforme, nad inováciami budeme uvažovať neskôr.
Business – vidíme veľkú príležitosť zmeniť niektoré procesy a využiť najmodernejšie možnosti, ktoré SAP prináša, prípadne chceme využiť inovácie skôr ako naša konkurencia.

Naštartovať transformáciu procesov na základe IT projektu nie je reálne, preto sú projekty sponzorované IT typicky konverzné projekty, ktoré pripravia základ pre budúce postupné inovovanie procesov.

2. Je náš systém kompatibilný s požiadavkami na konverziu?

Áno – všetky požiadavky sú splnené, systém je Unicode, jediný stack je ABAP, všetky add-ony sú kompatibilné a riešenia SAP pre S/4HANA dostupné.
Nie – pred samotnou konverziou musíme splniť stanovené predpoklady.

Pokiaľ systém nemôže byť technicky konvertovaný v jednom kroku, je nová implementácia pravdepodobne lepšia voľba. Kombinovať v jednom kroku upgrade a konverziu by malo pravdepodobne za následok aj dlhší výpadok produkčného systému, čo by si business nemusel akceptovať.

3. Podporujú súčasné procesy Vašu dlhodobú stratégiu?

Áno – väčšina našich podnikových procesov je správna a korešponduje s našou stratégiou.
Nie – model nášho podnikania sa za posledné roky zmenil a náš systém nereflektuje na tieto zmeny, alebo máme oblasti, ktoré náš systém nepokrýva, alebo uvažujeme nad zmenou našich procesov.

Redesign procesov alebo prevádzkovanie zastaraného systému vytvárajú predpoklady pre väčšiu vhodnosť novej implementácie.

4. Viete si predstaviť štandardizáciu ale potrebujete udržať existujúcu customizáciu?

Áno – prevádzkové prínosy štandardizácie vnímame ako veľký benefit.
Nie – naša unikátna customizácia je pre našu organizáciu kľúčová a jedine vďaka nej máme jedinečné konkurenčné postavenie na trhu.

Štandardizácia prináša agilitu a nižšie prevádzkové náklady, čo favorizuje novú implementáciu.

5. Vie si Vaša organizácia udržať svoju stratégiu len s priebežným inovovaním?

Áno – priebežná inovácia po malých krokoch je v našej spoločnosti bežná a dobre riadená.
Nie – migráciou na S/4HANA chceme docieliť okamžitú celkovú zmenu, pretože je pre nás nevyhnutá.

Pokiaľ sa chcete vyvarovať väčších zmien a priebežná inovácia vyhovuje Vašej spoločnosti viac, predstavuje konverzia vhodnejšou stratégiou.

6. Potrebujete existujúce transakčné dáta v novom systéme?

Áno – potrebujeme po migrácii zachovať všetky transakčné dáta, nakoľko tieto sú nevyhnutné pre našu činnosť.
Nie – historické transakčné dáta môže vhodným spôsobom archivovať.

Potreba mať v produkčnom systéme všetky historické transakčné dáta je asi najsilnejší z argumentov pre konverziu.

7. Používate veľký počet integračných rozhraní na iné systémy?

Áno – prevádzkujeme veľké množstvo rozhraní.
Nie – máme relatívne nízky počet integrácií, alebo máme vysoký počet rozhraní, ale uvažujem o ich presune do samostatného integračného prostredia (napr. SAP Process Integration / Orchestration).

Čím vyšší je počet prevádzkovaných rozhraní, tým dáva vyšší zmysel uvažovať nad konverziou.

8. Má pre Vás zmysel konsolidovať systémový landscape a procesy?

Áno – naša spoločnosť má niekoľko dcérskych spoločností na rôznych podnikových systémoch, konsolidácia systémov a procesov je pre nás prioritná.
Nie – nepotrebujeme konsolidovať systémy do jedného spoločného.

Pokiaľ áno, zvažujte primárne novú implementáciu konsolidujúcu všetky systémy a procesy do jedného.

Nie všetky z vyššie popísaných bodov majú pre každú organizáciu rovnakú váhu. Pomôžu však pochopiť, kedy je plusom a kedy mínusom voľba jednej alebo druhej migračnej stratégie.

Ďalšie možnosti (bluefield)

Jedna z dvoch vyššie predstavených možnosti, t.j. konverzia alebo nová implementácia, by mala vyhovieť väčšine organizácií. V niektorých prípadoch (SAP uvádza štatistiku 5%) však vznikajú situácie, pre ktoré je potrebné zvoliť individuálnu stratégiu a vydať sa tak napríklad cestou niektorého z hybridných scenárov, pristúpiť k transformácii existujúceho SAP landscape, alebo zvážiť zavedenie centrálneho finančného systému. Popis týchto stratégii by však pre ich okrajovosť prekročil pôvodný zámer tohto článku, ktorým bolo predstaviť dve základné stratégie prechodu na S/4HANA a najmä napomôcť s rozhodovaním o vhodnom postupe v podmienkach konkrétnej organizácie.